效率工具：效率工具的最大陷阱

把一年的周报打印出来装订成册

我把一年的周报打印出来装订成册，厚厚一本很有成就感。遇到不会写的周报，我就先回答三个问题，做了什么、结果怎样、下一步。写周报写到第三年，我已经能从同事的周报里读出他的状态。负责人有一次在周报下面回复了一个大拇指，我开心了一整天。月底那几天大家都在赶月报，办公室里只有敲键盘的声音。用语音转文字先口述一遍周报，再整理成文字，效率很高。周报里的风险提示写早了，后来真出问题时负责人没有怪我。我发给负责人的周报都抄送给自己一份，方便以后查找。写给跨部门同事看的月报，要少用内部术语。

有一周什么成果都没有

有一周什么成果都没有，我对着空白的周报坐了半小时。公司要求每周一上午十点前提交周报，我总是周日晚上写。为了显得忙碌而凑字数的周报，读起来空洞又心虚。我在周报里加了一栏“遇到的问题”，负责人看到后主动帮我协调资源。月报季报年报叠在一起的十二月，是我最头疼的月份。用表格写周报比用文档清楚，每一项任务有状态有进度。一位老同事的周报写得极其简洁，每条不超过二十个字。写月报前我会把这个月的聊天记录和邮件翻一遍，找回遗漏的工作。周报被负责人批注“具体点”，我才意识到写得太笼统了。

把“优化了流程”改成“审批时间从三天缩短到一天”

把“优化了流程”改成“审批时间从三天缩短到一天”，说服力完全不同。团队周会上轮流念周报，听到别人的进展也挺有启发。有段时间公司取消了周报，我反而觉得工作没了抓手。我自己偷偷保留了写周报的习惯，存在一个私人文档里。年底写述职报告时，那五十多份周报成了最好的素材库。周报写得好不好，关键看能不能让人三十秒看懂你这周的价值。每次写月报都会发现，这个月有一半时间花在了计划外的事情上。月报里的数据一定要核对，有一次我把单位写错闹了笑话。写周报的时间从一小时缩短到十五分钟，靠的是平时的积累。

给每个项目建一个独立文件夹

给每个项目建一个独立文件夹，里面固定放需求、进度和资料三个子目录。番茄工作法的发明人用的是厨房计时器，我也照着买了一个。尝试过把番茄缩短到十五分钟，对付拖延特别管用。一个人在家办公，番茄钟就是我的上下课铃声。每周日晚上我会看一眼本周的番茄统计，算是给自己打分。一支好写的中性笔和一本方格本，就是我最爱的效率工具。番茄钟结束的铃声响起，我正好写完最后一句话，感觉很妙。自动整理下载文件夹的小工具，让我的电脑整洁了很多。用了这么多年效率工具，我明白最好的工具是适合自己的。